電郵服務 是甚麼? 真實案例講解3個常被忽略的重要性

你知道甚麼是 電郵服務 嗎?你公司有沒有追蹤電郵數據的習慣?很多時候,大家把電郵傳送出去後,便有種「任務已完成」的感覺,不再理會一切後續問題。但其實,電郵的寄送過程中,潛在種種原因令郵件無法成功到達客戶的收件箱。尤其當你寄的是帳單,只要有一位客戶收不到,都隨時導致遲交款項,甚至惹來投訴。亞洲最大規模的私營電力公司之一,在七年前也不使用 電郵服務 ,直至他們發現一直忽略了以下三個重要性:

電郵一封都不能少

可能你覺得,傳出去的電郵,有一兩封發送失敗,並沒甚麼大不了。但當你的電郵牽涉金錢或交易,例如月結單、購物帳單、交易紀錄、驗證碼等等,只要有一封送不到去客人的收件箱,隨時會引起對方不滿,甚至被投訴。

以上述提到的電力公司為例,在使用 RADICA 的 DPC(Delivery Performance Center) 電郵服務 之前,他們一直沒理會電郵數據 。但他們發現,每個月總會收到兩三個客人投訴收不到電郵帳單。這樣除了影響公司聲譽,更要額外動用資源解決問題。而 DPC 有效提升電郵傳達率,並收集所有數據。無論電郵有否跌入垃圾郵箱、被彈回,或者被打開閱讀等等,全部一清二楚。RADICA 幫助電力公司找出問題所在,再提供解決方法,令傳達率最終達至近100%,大大降低投訴率。

電郵時效性 一星期vs一日

傳送電郵除了要準,還要快!作為香港最大型的電力供應商,為香港超過八成的人口提供電力,客戶數量之多顯而易見。客戶多,要傳的電郵自然多,全部傳送完畢要花多少時間?以月結單為例,一次至少要發送幾十萬封,難道一日就可以完成嗎?少年,你太年輕了。每間網絡服務供應商(ISP)對於電郵發送都有嚴格的監控,大量傳送電郵隨時被降低評級,甚至被視為釣魚郵件(以下再詳細補充)。

但是,當發送大量郵件要進行時間及數量管制,客人的月結單過了期才送到怎麼辦?來看看真實數據,電力公司以往傳送月結單時,大概用一星期來發送所有電郵。在使用 RADICA 的 DPC 後,大約一兩天便可以完成,每日更成功傳送逾30萬封郵件,那就不用怕電郵過期或者被心急的客人投訴了。

IP地址信譽

剛才提到,傳大量郵件有被評為釣魚郵件的風險。這是因為每個ISP都有其監控制度,當一個 IP 傳送的電郵愈多,信譽愈容易被評為「差」。當評分達到「差」或者「中等」水平時,已經很難成功發送每一封電郵,因此IP信譽也是很重要的數據。

為解決以上情況,RADICA 為電力公司向ISP登記,通知他們電力公司會大量發送電郵,再配合循序漸進的調節,以防影響評級。另外,RADICA 亦提供專業的諮詢服務,向電力公司提供意見,例如電郵的設計會否被ISP視為釣魚郵件?協助電力公司監察IP信譽狀況,確保維持「良好」水平。

過去七年,RADICA 的 電郵服務 DPC 一直為電力公司快速地發送大量郵件、收集及追蹤電郵數據,並加以監管確保達至100%電郵傳達率。假如你也對 DPC 服務有任何疑問,歡迎向我們聯絡,了解更多:https://bit.ly/3uKHpKB

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