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防止觸犯電子訊息條例有妙法
各企業的電子營銷員時刻都提高警覺，防止公司發送的電郵成為垃圾郵件，政府為針對電子訊息濫發而訂立的《非應邀電子訊息條例草案》已於去年底全面實施，我們更需要重視此問題。若希望加深對條例的認知，為保障客戶和公司的利益，以下幾點我們需要特別注意﹕
什麼是電子訊息？
「電子訊息」的含義，是指源自或發送到本港的商業性電子訊息，包括電郵在內。商業公司所發出提供、宣傳或推廣電郵，屬於條例管轄範圍內。 發送電郵時有什麼我們要留意以避免觸犯法例呢﹖
1. 不採用地址收集軟件而獲得的電郵地址。
例如在坊間購賣的收集電郵地址軟件，或透過店鋪推銷，購買含不法途徑獲取的電郵地址。
2. 避免重複發放郵件或以多個電郵地址發放同一訊息。
除了客戶名單需定期清理外，在選擇電郵推廣軟件/供應商時，可留意該軟件是否有幫助管理客戶名單的功能。
3. 清楚提供中英雙語的免費「取消訂閱」功能。
此「取消訂閱」功能並應該仔細列於電郵內，讓接收者知道取消接收的方法及注意事項。
4. 訊息必須附有發訊人的正確資料。
例如公司名稱、發送人姓名、公司地址及電子地址等，以防止成為垃圾電郵。
5. 在指定期間不再向已登記「取消訂閱」名單發送訊息。
在收訊人發出「取消訂閱」(用於電郵)後或一個電子地址列於「拒收訊息登記冊」(用於傳真、短訊和預錄電話訊)後的10個工作天內，企業不應再向該電子地址發送訊息，否則會觸犯條例。
6.「取消訂閱」名單保留最少三年。
即使發生任何投訴，亦可以隨時查核，以確保公司及客人的利益。
什麼情況下有可能被定罪？
1. 供應、獲取及使用收集地址軟件或經地址收集軟件產生的清單，在未取得收訊人同意下發送商業電子訊息。
2. 向經由自動化方式取得的電子地址發送商業電子訊息。
3. 使用任何自動化程式，登記多個電子郵件地址。
4. 明知地透過「開放郵件代轉」或「開放代理伺服器」(Open Relay/Proxy)發送電子郵件。
5. 訊息含有誤導收訊人的標題。
6. 濫用從「取消訂閱」(用於電郵) 或「拒收訊息登記冊」(用於傳真、短訊和預錄電話訊)上取得的資料。
(觸犯條例的最高罰款為 $1,000,000 及監禁 5年。條例的詳細內容可參閱政府網頁。)
作為盡責的市場營銷員，我們要遵守法例，保障客戶與公司利益，一旦觸犯條例，不僅會令公司蒙受損失，更會破壞公司與客戶間的關係。
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